Tips voor Outlook

Bij het gebruik van gecompliceerde techniek lopen de meeste mensen tegen dezelfde problemen aan. Fabrikanten en aanbieders van internetdiensten maken daarom vaak antwoordlijsten van veel voorkomende vragen. Wij zetten hier de antwoorden van veel voorkomende vragen voor het programma Outlook voor je op een rij.

Of het nu het euro-teken is of een trema, accent of buitenlandse letter, in Outlook is het invoeren van vreemde tekens anders dan in een normale tekstverwerker. En dat is soms best wel lastig.

De gemakkelijkste oplossing voor dit euvel is het programma Vreemde Tekens uit de Systeemwerkset van Windows. Je vindt het programma onder Alle programma’s en dan Bureau-accessoires.

Er zijn vervolgens twee manieren om een vreemde letter in te voeren. De eerste methode is voor luie mensen. Zoek het gewenste teken op in de matrix op je scherm. Klik het teken aan, het wordt op je scherm vergroot. Kies nu onderaan de matrix Selecteren en vervolgens kopiëren. Nu staat het vreemde teken in het klembord van Windows. Zodra je weer naar Outlook bent geschakeld, kun je met de Ctrl+V combinatie het teken in de tekst plakken.

Een andere methode vraagt wat meer van je geheugen, maar is op termijn wel efficiënter. Zodra je in de matrix van het programma Vreemde Tekens een letter aanklikt, zie je rechts onderaan achter Toetsenbordaanslag het woordje Alt + een getal verschijnen. Een e met een trema (ë) krijgt als code bijvoorbeeld mee Alt+0235. Kies nu het teken dat je zoekt, onthoud het getal rechts onderaan. Ga naar Outlook, houd met je linker wijsvinger de Alt-toets ingedrukt. Typ vervolgens met je rechterhand de cijfercombinatie in op het numerieke deel van je toetsenbord. Zodra je de Alt toets weer loslaat, verschijnt het teken op het scherm. Hoe meer Alt-codes je kunt onthouden, hoe efficiënter je kunt werken.

Tip: werkt het invoeren van een nummer niet? Controleer dan of NumLock niet toevallig aan staat. Op de meeste toetsenborden vind je de NumLock bovenaan het numerieke gedeelte van het toetenbord.

Bestanden met foto’s en video’s zijn soms heel groot. Veel providers stellen echter een limiet aan de maximale grootte van een mail. Stel, uw foto is 6 Mb groot, maar u mag per keer maar 2 Mb verzenden. Hoe lost u dat op?

Open Outlook, klik op Extra en Accounts. Selecteer het account waarmee je mail wilt versturen en klik op Eigenschappen, vervolgens op Geavanceerd. Nu ga je naar de sectie Verzenden en daar kun je instellen in hoeveel hapklare brokken een groot bericht opgedeeld moet worden.

Het toekennen van lettertypen en corpsgrootte is in Outlook soms wat verwarrend. Bovendien ziet niet elke ontvanger wat je voor ogen had.

Klik op Extra en dan op Opties. Open nu het tabblad Opstellen. Hier kun je het standaard lettertype instellen dat je wilt gebruiken. Eenmaal ingevoerd blijft deze instelling van kracht voor elk volgend mailtje. Outlook kent twee soorten mailberichten: standaard en HTML. In de standaard-mode is maar een lettertype te gebruiken, in de HTML-mode is het aantal lettertypen theoretisch onbegrensd. Bovendien kun je spelen met kleur, plaatjes, lettergrootte etc. Bedenk goed dat sommige gebruikers niet in staat zullen zijn HTML-berichten te ontvangen in hun mailapplicatie.

Tip: soms kan het gebeuren dat er opeens een ander dan het standaard lettertype in een mail verschijnt. Heb je misschien tekst gekopieerd uit een andere mail of van het web? Of stuur je een reply op een mail van iemand anders? In al die gevallen kan het voorkomen dat Outlook automatisch overschakelt van Tekst Zonder Opmaak naar Rich Text (HTML). Wil je weer af van de kleuren, vreemde lettertypen en wisselende corpsen? Maak een nieuwe mail aan, kies Opmaak en vervolgens Tekst zonder opmaak.

Er gaat heel wat vertrouwelijke informatie op de mail. Geen fijne gedachte dat iemand zo maar alle in- en uitgaande mail kan lezen zodra je even van je plek loopt.

Computer op slot? Het gemakkelijkst is om een wachtwoord aan uw schermbeveiliging te hangen. Dat doe je onder Start, Instellingen, Configuratiescherm en Beelscherm. Kies daar het tabblad Schermbeveiliging. Zorg er wel voor dat je een instelling kiest die het scherm snel blokkeert. Wil je Outlook of andere programma’s nog beter beveiligen, surf dan eens naar Necrocosm.com. Daar kun je het gratis Password Protection System Lite downloaden. Het programma koppelt een wachtwoord aan elk gewenst opstartbestand. Zo kan niemand ongewenst je mailprogramma opstarten.

Makkelijk! Al uw naw-gegevens automatisch onder elke mail die je verstuurt.

Ga in Outlook naar Extra, Optie en vervolgens Handtekeningen. Hier kun je de gewenste informatie kwijt. Je kunt ook een bestand als handtekening meesturen, bijvoorbeeld een logo van je bedrijf of een fotootje. Zet vervolgens een vinkje voor de optie Handtekening aan alle uitgaande berichten toevoegen.

Kom je al surfend een leuke pagina tegen die je met vrienden en bekenden wilt delen, dan kun je vanuit Explorer heel snel Outlook opstarten.

Kies in Internet Explorer 6 de optie mail, die vind je op de werkbalk. In Explorer 7 vind je de optie onder Pagina op de werkbalk. Kies nu voor Pagina verzenden. Outlook wordt automatisch opgestart met de gekozen webpagina in het berichtengebied. Wil je alleen de url versturen, kies dan Koppeling Verzenden. Nu alleen nog even de geadresseerde invullen en op verzenden klikken.

‘You’ve got mail’ of dingdong. Het onmiskenbare geluid van een nieuwe mail is voor sommige gebruikers iets te standaard. Ze willen een eigen geluidje horen zodra er een nieuwe mail binnenkomt.

Ga naar Start, Instellingen, Configuratiescherm en kies vervolgens Geluiden en Audioapparaten. Open het tabblad Geluiden, daar kun je kiezen welk wav-bestand gekoppeld moet worden aan een bepaalde gebeurtenis. Selecteer Nieuw e-mailbericht ontvangen en kies daarbij het gewenste geluid.

Het is soms erg lastig een mail te printen. Afhankelijk van de instellingen bij de verzenden kunnen de regels soms met grote gaten en veel afbrekingen worden weergegeven. Printen is dan vaak erg lastig.

Open Outlook en selecteer de bewuste mail. Plaats de cursor in de tekst en druk op de Ctrl+A toets, de hele tekst is nu geselecteerd. Kopieer de tekst met de Ctrl+C toets. Open een teksteditor zoals Wordpad of Word. Open een lege pagina en toets Ctrl+V. De tekst wordt nu in het lege document geplakt en kan makkelijk geprint worden.

Foutloos schrijven is een kunst op zich en in een mailtje nemen de meeste mensen het niet zo nauw met de regels. Toch kan het voorkomen dat je een formeel mailtje moet verzenden waarin absoluut geen fouten mogen staan.

Outlook maakt gebruik van dezelfde spellingfunctie als Microsoft Word. Open Outlook en klik op Extra, Opties en dan het tabblad Spelling. Daar kun je de voorkeuren voor controle instellen. Als je tijdens het typen een rood lijntje onder een woord krijgt, plaats de cursor op het woord en druk dan de rechter muistoets in. Je krijgt dan direct toegang tot Spelling.

Een computercrash is dramatisch, maar het wordt helemaal erg als je ook nog eens al je mailgegevens kwijtraakt. Back-uppen dus!

Outlook heeft een back-up mogelijkheid aan boord. Ga naar Bestand en kies Importeren En Exporteren. Je komt dan terecht in het scherm Wizard Importeren en Exporteren. Kies daar de optie Naar Een Bestand Exporteren, klik op Volgende en kies voor Bestand Met Persoonlijke Mappen (.pst). Klik weer op Volgende en kies welke mappen geëxporteerd dienen te worden. Klik weer Volgende en blader naar een veilige locatie zoals b.v. een CD-rom of geheugenstick. Via de omgekeerde weg kun je na (her)installatie de adresgegevens weer binnenhalen.

Sluit venster